Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación, alcance y marco legal

1.1. Responsable. Esta Política de Tratamiento de Datos Personales (la "Política") es expedida por Orus IQ (el "Servicio"), Responsable del tratamiento de los datos personales descritos en la cláusula 2. Puedes contactarnos en cualquier momento escribiendo a nuestro correo de contacto, al final de esta página.

1.2. Alcance. Esta Política regula los datos personales de los que Orus IQ es Responsable del tratamiento: los tuyos y los de tu equipo como usuarios de la plataforma, y los datos de facturación y de uso del Servicio. No regula los datos de las personas y empresas que tú mismo incorporas, gestionas o prospectas dentro de tu Espacio de Trabajo (contactos de tus leads, datos de las empresas que investigas): sobre esos datos, tú actúas como Responsable y Orus IQ como Encargado del tratamiento, conforme a la cláusula 9.3 de los Términos y Condiciones. Si eres una de esas personas y quieres ejercer tus derechos, revisa la cláusula 13 de esta Política.

1.3. Marco legal. Esta Política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Título 2, Capítulo 25) y demás normas colombianas concordantes en materia de protección de datos personales.

1.4. Consulta y vigencia. Esta Política puede consultarse en todo momento y sin costo en esta misma página. Rige desde la fecha de su última actualización, indicada al inicio y al final de este documento.

2. Qué datos personales recolectamos

2.1. De tu cuenta. Nombre, correo electrónico, teléfono y contraseña (almacenada como hash, nunca en texto plano) al registrarte, y una foto de perfil opcional si la cargas.

2.2. De tu Espacio de Trabajo. El nombre de tu organización, la descripción de tu negocio y tu perfil de cliente ideal, cuando los completas en Configuración — estos describen a tu empresa, no a una persona natural, pero pueden contener datos tuyos si los redactas en primera persona.

2.3. De facturación. La marca y los últimos cuatro dígitos de tu tarjeta, y una referencia interna de la pasarela de pago. Nunca recibimos ni almacenamos el número completo de tu tarjeta: eso lo procesa directamente nuestra pasarela de pagos, conforme a la cláusula 6.6 de los Términos.

2.4. De tu uso de la plataforma. Registros de auditoría de las acciones que realizas (qué cambiaste, cuándo y desde qué usuario), historial de tu sesión y datos técnicos de conexión (dirección IP, tipo de navegador) asociados a tus solicitudes.

2.5. Si conectas Google Calendar. El correo de la cuenta de Google que conectas (solo para identificar cuál es), los tokens de acceso necesarios para crear eventos en tu nombre (cifrados, ver cláusula 7), y los eventos que tú mismo creas desde Orus IQ. Pedimos un único permiso de Google, acotado a crear eventos en los calendarios que tú posees — no accedemos a tu Gmail, ni a los calendarios que terceros te compartieron, ni a otros datos de tu cuenta de Google. *El uso de los datos de usuario que recibimos de las APIs de Google Workspace, brutos o derivados, cumple con la Política de Datos de Usuario de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).* En la práctica, hoy esto no involucra ningún procesamiento por inteligencia artificial: la integración es de una sola vía — crea eventos en tu calendario, nunca los lee — y el asistente comercial descrito en la cláusula 8 no recibe datos de tu Google Calendar.

2.5.1. Cómo desconectar tu cuenta de Google. Puedes retirar este permiso cuando quieras, por cualquiera de estas dos vías, sin escribirle a nadie:

• Desde Orus IQ, en Configuración → Correo → Google Workspace → Desconectar. Además de borrar los tokens de nuestra base, revocamos el permiso contra Google en ese mismo momento.
• Desde tu propia cuenta de Google, en myaccount.google.com/permissions, quitando el acceso de Orus IQ.

Al desconectar, eliminamos por completo el registro de la conexión —correo de la cuenta, tokens y permisos concedidos—; no queda una copia inactiva. Los eventos que ya hayas creado siguen en tu calendario, porque son tuyos y viven en tu cuenta de Google, no en la nuestra.

2.6. Si conectas tu propia cuenta de correo. El servidor, usuario y contraseña de tu proveedor de correo, cifrados en reposo (ver cláusula 7). Hoy usamos esta conexión únicamente para enviar correo en tu nombre desde el Servicio; no leemos tu bandeja de entrada.

2.7. Si activas notificaciones push. Un identificador técnico de tu navegador o dispositivo y las claves criptográficas necesarias para poder enviarte un aviso — nada de esto nos permite identificarte fuera de la sesión en la que las activaste.

2.8. Lo que esta cláusula no cubre. Los datos de personas naturales que tú registres como contactos de empresas que prospectas (nombre, teléfono, correo de un contacto comercial) son Datos de Empresas o Tu Contenido en los términos de los Términos y Condiciones, no datos personales de los que Orus IQ sea Responsable — ver cláusula 1.2.

3. Cómo recolectamos tus datos

• Directamente de ti, cuando te registras, completas tu perfil, configuras tu Espacio de Trabajo o te comunicas con soporte.
• Automáticamente, por el uso normal del Servicio (registros de auditoría, datos técnicos de conexión).
• De terceros que tú mismo conectas (tu cuenta de Google, tu cuenta de correo), únicamente cuando decides conectarlos y con el alcance que autorizas en ese momento.

4. Para qué usamos tus datos personales

Usamos tus datos personales para:

• crear, administrar y proteger tu cuenta y tu Espacio de Trabajo;
• prestarte las funcionalidades del Servicio que uses;
• procesar tu facturación y prevenir fraude en los pagos;
• darte soporte cuando lo solicites;
• enviarte comunicaciones de servicio: verificación de correo, restablecimiento de contraseña, y las alertas o notificaciones que tú mismo configuraste;
• mantener la seguridad de la plataforma (detección de abuso, registros de auditoría, prevención de accesos no autorizados);
• generar Datos Derivados agregados y anonimizados para operar, medir y mejorar el Servicio, conforme a la cláusula 8.4 de los Términos;
• cumplir obligaciones legales, contables o fiscales.

No vendemos tus datos personales, no los usamos para publicidad de terceros, y no usamos tu Contenido para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general, conforme a la cláusula 11.5 de los Términos.

5. Con quién compartimos datos — Encargados del tratamiento

Nos apoyamos en los siguientes proveedores para prestar el Servicio, cada uno con el alcance estrictamente necesario para su función:

• Vercel — aloja la aplicación (infraestructura de cómputo).
• Supabase — aloja la base de datos y los archivos que subes (adjuntos de correo, foto de perfil).
• Anthropic — procesa las solicitudes de inteligencia artificial del Servicio; ver el detalle en la cláusula 8.
• Nuestra pasarela de pagos — procesa tu facturación; nunca recibimos el número completo de tu tarjeta.
• Nuestro proveedor de correo transaccional — envía los correos propios de Orus IQ (verificación de cuenta, restablecimiento de contraseña, alertas). Esto es distinto de la cuenta de correo que tú conectas para escribirle a tus leads: esa la usas con tus propias credenciales, conforme a la cláusula 2.6.
• Google — únicamente si conectas tu Google Calendar, y solo para crear los eventos que tú generas desde el Servicio.
• Nuestro proveedor de notificaciones push — entrega los avisos a tu navegador, si los activaste.
• Herramientas de diagnóstico de errores, cuando están activas, para detectar y corregir fallas técnicas del Servicio.

Exigimos a estos proveedores obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las nuestras. No compartimos tus datos personales con otros clientes de Orus IQ, conforme a la cláusula 8.2 de los Términos.

6. Transferencia internacional de datos

La prestación del Servicio implica el tratamiento y almacenamiento de datos en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en infraestructura de nube con cobertura global. Al usar el Servicio, autorizas esta transferencia internacional, conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

7. Seguridad de la información

7.1. Las credenciales sensibles que almacenamos —contraseña de tu cuenta de correo conectada, tokens de acceso de Google, secreto de autenticación en dos pasos— se cifran en reposo con AES-256-GCM. Nunca se guardan en texto plano.

7.2. Ofrecemos autenticación en dos pasos (TOTP) como capa adicional opcional para proteger tu cuenta.

7.3. Tu Espacio de Trabajo está lógicamente aislado del de otras organizaciones: ninguna consulta del Servicio cruza esa frontera.

7.4. Las conexiones al Servicio viajan cifradas (HTTPS/TLS).

7.5. Ningún sistema es completamente seguro. Ante un incidente que afecte tus datos personales, te lo notificaremos sin demora indebida, conforme a la normativa aplicable.

8. Uso de inteligencia artificial

8.1. El Servicio usa modelos de inteligencia artificial de Anthropic (Claude) para generar resúmenes de tus leads, puntajes explicables, borradores de correo y respuestas del asistente comercial.

8.2. Según la función que uses, esto puede implicar enviar a Anthropic: las notas y el historial de estado que registraste sobre un lead, datos de la empresa (nombre, sector, ciudad, calificación), datos de registro mercantil cuando existen, la descripción de tu negocio que tú redactaste, y los mensajes que le escribes al asistente comercial.

8.3. Enviamos únicamente lo necesario para procesar la solicitud puntual que origina cada llamada. No usamos tu Contenido para entrenar modelos de inteligencia artificial de uso general, propios ni de terceros, conforme a la cláusula 11.5 de los Términos.

8.4. Datos de Google Workspace. Ninguno de los modelos descritos en esta cláusula recibe ni procesa datos de tu Google Calendar — la lista de la cláusula 8.2 es exhaustiva y no los incluye. Ver cláusula 2.5 para el detalle de cumplimiento con la Política de Datos de Usuario de Google.

9. Cookies y tecnologías similares

9.1. Usamos una cookie técnica de sesión, necesaria para que el inicio de sesión funcione. Es esencial para el Servicio y no puede desactivarse sin perder la sesión.

9.2. Cuando está configurado, usamos Google Analytics para entender el uso agregado del sitio público (páginas vistas, origen del tráfico), mediante cookies de analítica de Google.

9.3. No usamos cookies de publicidad ni compartimos datos de navegación con redes de anuncios. Hoy no existe un panel de preferencias de cookies dentro del sitio; si en el futuro activamos analítica de forma permanente, actualizaremos esta cláusula y añadiremos ese control.

10. Conservación y eliminación de los datos

10.1. Conservamos tus datos personales mientras tu cuenta esté activa y sea necesario para las finalidades descritas en la cláusula 4.

10.2. Algunos datos técnicos tienen ventanas de conservación definidas: por ejemplo, las alertas resueltas se conservan 90 días desde su resolución, los registros de auditoría 12 meses, y las exportaciones que generas 6 meses. Los datos de contacto de empresas obtenidos de Google Places que ya no se han vuelto a consultar en 30 días se depuran, sin que ello borre la ficha de la empresa en sí.

10.3. Al terminar tu contrato. Tienes 30 días para exportar tu Contenido en un formato estructurado de uso común. Vencido ese plazo, podemos suprimirlo conforme a nuestra política de retención, salvo obligación legal, contable o de defensa judicial que exija conservarlo por más tiempo — conforme a la cláusula 22 de los Términos.

10.4. Hoy la eliminación de tu cuenta o de tus datos personales se atiende de forma manual, escribiéndonos por el canal de la cláusula 12 — no existe todavía un botón de autoeliminación dentro del Servicio.

11. Tus derechos como Titular

Como Titular de datos personales, la Ley 1581 de 2012 te reconoce el derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos personales;
• solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, salvo que la ley exceptúe ese requisito;
• ser informado, previa solicitud, sobre el uso que le hemos dado a tus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012;
• revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos;
• acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayamos tratado.

12. Cómo ejercer tus derechos

12.1. Canal. Puedes ejercer cualquiera de los derechos de la cláusula 11 escribiendo a nuestro correo de contacto, al final de esta página, indicando tu nombre completo, una descripción clara de los hechos que motivan tu solicitud, y adjuntando los documentos que la soporten.

12.2. Plazos. Para consultas, te responderemos dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo; si no es posible cumplir ese plazo, te informaremos los motivos y la fecha en que atenderemos tu solicitud, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales. Para reclamos, te responderemos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo; si no es posible, te informaremos los motivos y la fecha en que lo resolveremos, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

12.3. Si no quedas conforme con nuestra respuesta, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos personales en Colombia.

13. Si tus datos aparecen en Orus IQ como contacto de una empresa cliente

13.1. Si una empresa que usa Orus IQ te tiene registrado como contacto, lead o prospecto dentro de su Espacio de Trabajo, esa empresa es la Responsable del tratamiento de tus datos y Orus IQ actúa como Encargado, tratándolos únicamente por instrucción de esa empresa, conforme a la cláusula 9.3 de los Términos.

13.2. Para ejercer tus derechos sobre esos datos, el canal natural es la empresa que los registró. Si nos escribes directamente, te orientaremos sobre a quién dirigirte y, cuando la ley nos lo permita y sea razonable, atenderemos tu solicitud o la trasladaremos a la empresa correspondiente.

14. Menores de edad

El Servicio está diseñado para uso profesional y no está dirigido a menores de edad, conforme a la cláusula 1.3 de los Términos. No recolectamos intencionalmente datos personales de menores. Si tienes motivos para creer que un menor nos proporcionó datos personales, escríbenos para eliminarlos.

15. Cambios a esta Política

Podemos modificar esta Política. Los cambios sustanciales se notificarán con al menos 15 días de antelación por correo electrónico o mediante aviso en el Servicio, conforme a la cláusula 23 de los Términos. La versión vigente siempre está disponible en esta misma página.

16. Contacto

Para ejercer tus derechos, resolver dudas sobre esta Política o presentar una consulta o reclamo, escríbenos a help@orusiq.com.